Bojujete mezi poznámkami na papír a v počítači? Štve Vás přepisování papírových poznámek do PC a naopak programy v PC se Vám zdají zbytečně složité?

Vykašlete se na složitá řešení. Zkuste WorkFlowy.

Minimalismus, čistota, jednoduchost

to je to co dělá tento nástroj natolik oblíbeným. Žádné rušení, žádné zbytečné blbinky kolem, žádné formátování, zvýrazňování, apod. Pro zvýraznění použijte:

• znaků na klávesnici – *, !, > (případně své oblíbené)
• tagy – #tagKategorie – což zajistí kategorizaci témat
• name tag – @Jmeno, což je princip známý z např. z Twittru – poznámky pro daného člověka
• name tag – @Kontext – pokud trošku děláte do GTD můžete toho využít a takto tvořit kontexty (@kancelář, @telefon, @notebook)

Pravá síla WorkFlowy

Pravou sílu WorkFlowy poznáte v okamžiku, kdy potřebujete vytvářet rychlé poznámky. Body. Např. na školení nebo konferenci. V podstatě sypete do odrážkového seznamu myšlenky řečníka. WorkFlowy je v podstatě pravostranná myšlenková mapa bez zbytečných okrasných blbůstek.

Návykovost je obrovská :), když zjistíte jak jednoduché je ve WorkFlowly třídit vlastní myšlenky, začnete ho používat téměř denně na řešení problémů, s velkou oblibou v něm plánuji např. marketingové on-line strategie pro klienty, kdy krásně naskakují jednotlivé možnosti a asociace (výše zmíněný princip myšlenkových map).

Jaké výhody jsou proti klasickému odrážkovému seznamu?

Jednotlivé body můžete různě zanořovat a přesouvat. Označovat úkoly jako hotové.Což je paráda. Ve stromu odrážek je možné se libovolně pohybovat.

Multiplatformní, slušná aplikace do mobilu (mám Androida a apka pod ním je fakt obstojná). Na tabletu je z toho plnohodnotný poznámkový blok.

Cokoliv můžete vytisknout, v ten okamžik se ze seznamu stává přenosný checklist :).

Klávesové zkratky, které bohužel zatím nemám moc namáknuté (což je škoda i chyba), musí práci s aplikací obrovsky zrychlit. Člověk bude opět o trošku více produktivnější a efektivnější, a o to přeci jde především.

Placená verze

V placené verzi můžete poznámky dále sdílet s konkrétními lidmi. Máte neomezený počet záznamů. Můžete použít fonty, témata a já nevím co ještě. O placené verzi jsme dále nic nezjišťoval, nebylo třeba.

Návod jak používat nejlépe WorkFlowy

1. vypněte mobil
2. povypínejte veškeré další aplikace (mail, icq)
3. zavřete dveře od kanceláře
4. na stůl dejte cedulku nerušit
5. zapněte v prohlížeči WorkFlowy
6. zmáčkněte F11 – krása co 😉
7. dejte téma a začněte nad ním přemýšlet

…krása co… jako, když se postavíte doprostřed lesa a soustředíte se jenom na zpěv ptáků a vůni stromů…

Celý tento článek byl napsaný ve WorkFlowy.

Alternativa (částečná)

• Cokoliv na myšlenkové mapy (nebude to, ale tak flexibilní)
• Evernote (o tom článek, třebas jindy)

O WorkFlowy již napsali

• Honza Kvasnička a jeho perfektní prezentace na SlideShare
• Daniel Gamrot – propadátor myšlenkových map

Máte nějaký svůj oblíbený nástroj? Ať už podobný k WorkFlowly nebo jiný, který používáte na rychlé poznámky? Podělte se, napište do komentáře. Díky.

Príspevok WorkFlowy – rychlé a jednoduché poznámky zobrazený najskôr Petr Jiránek.

Podnikáte? Pak je tato knížka pro Vás povinná četba. Celá knížka od Tonyho Hsieha se točí kolem internetového obchodu, který prodává (doručuje) ŠTĚSTÍ.

Divné, že? A přeci to tak je :).

Naučte se, že je možné na podnikání koukat i z jiné perspektivy, než z pohledu direktivního řízení a přímého vydělávání peněz.

Skutečně doručují štěstí?

A nyní uvedu vše napravou míru. Tony ve své knížce Štěstí doručeno popisuje raketový růst jedné z nejoblíbenějších firem ve Spojených státech – internetový prodejce obuvi Zappos – firma se proslavila především svým dost nekonvenčním přístupem, jak k zaměstnancům, tak i ke svým zákazníkům.

Nikdy jsem v Zapposu nenakupoval, takže nemohu soudit, zda doručují štěstí :), ale pár dobrý zkušeností mám i s českými obchody.

A když Vám obchod vyřídí reklamaci zboží v hodnotě 2 tis. způsobem, kdy zboží okamžitě obratem vymění, bez otázek, bez diskuzí, bez zdržování, doručí nejen kus štěstí, ale i důvěry a loajality.

Stejně tak je důležitý i inteligentní člověk na zákaznické lince. Zákazník si není vždy jistý, potřebuje poradit, pomoci a nabízenou pomoc dokáže i ocenit. Někdy mi přijde, že si firmy neuvědomují, jak je oddělení zákaznické podpory důležité při budování značky a image obchodu.

Obsah v kostce

Celá knížka je psána z pohledu autora, taková autobiografie části života. Vše se tedy točí kolem Tonyho Hsieha (autor je zakladatel i ředitel firmy, viz. obrázek), což je fajn, vtáhne to do děje.

Super jsou také proložené pasáže z reálných situací.

V knížce je popsána celá cesta, od úplného strastiplného záčátku. Přes neuvěřitelnou důvěru v úspěch, kdy byl Tony ochoten obětovat do firmy poslední dolar co měl. Úžasné na tom je, že to není prázdná fráze, Tony skutečně do Zapposu vyloženě peníze cpal, a že jich nebylo málo. Bavíme se zde o milionech dolarů (Tony byl zakladatelm společnosti LinkExchange, kterou v roce 1998 koupil Microsoft za 265 mil. dolarů). Tato část knížky je opravdu hodně zajímavá. Celkový popis „obchodního a podnikatelskéh ducha“ autora knížky je hodně inspirativní.

Srdce Zapposu

Obrovské call centrum, je to oč v Zapposu běží. Tony sedí dodnes mezi lidmi co denně vyřizují „obyčejné“ hovory (v Zapposu by mne za tento výraz zřejmě přizabili). A o to tu jde, žádný hovor není obyčejný, žádný zákazník není „objednávka“.

Osobní vize přetavená do společné vize, všech, co jsou na palubě firmy.

Zappos se skutečně prezentuje, že „prodává štěstí“ nikoli „obyčejné boty“. V tomto je filosofie firmy hodně podobná Applu, který také neprodává „obyčejný telefon“.

Co mne zaujalo?

• důvěra v úspěch, důvěra v lidi
• zaměstnancům nabízí peníze pokud chtějí odejít (viz. video, někde kolem 5:40) – hezká nabídka – 2 000 dolarů za to, že tam nebudete pracovat 😉 – a nikdo ji nevyužije, proč asi?
• otevřenost, zaměstnanci můžou psát na FB či blog co chtějí (což vůbec není běžné)
• obrovská zaujatost (angažovanost) zaměstnanců, z knížky je cítit potřeba „tahu za společný provaz“
• příběh s pizzou ve dvě ráno
• že to jde i jinak, dokázat, aby o se o prodejci bot mluvilo jako o „nejvíce sexy firmě ve Spojených státech“, mi přijde úžasné
• firemní knihovna (to se snažím zavést i u nás v www.webprezent.cz)
• Zappos to dotáhl dokonce tak daleko, že do jeho centrály jezdí zástupci tradičně řízených firem na exkurze

Chce se mi rozepsat více, konkrétní příklady, ale NE! Hezky si knížku přečtěte, připravil bych vás o zážitek.

Hlavní body

• firemní kultura
• spokojený zákazník (bonusy, benefity)

Můj závěr

Že je to vše jen marketingová hra? Samozřejmě, a co není. Rozhodně je to, ale lepší hra než se prát s konkurencí cenou ;-).

A já osobně této hře prostě věřím. Věřím, že Tony dokázal svoji osobní vizi přenést na své spolupracovníky (ne zaměstnance, ne podřízené, ale spolupracovníky).

Nevím, jestli je to možné přenést na náš trh, do naši kultury, ale jsem přesvědčen, že je dobré aspoň vědět, vidět a nechat se inspirovat i jiným přístupem.

Mrkněte na YouTube kanál Zapposu napoví více.

Knížka se čte sama. Je skutečně hodně čtivá. Rozhodně doporučuji.
Pro všechny, kteří mají e-shop či poskytují služby na internetu, by to měla být povinná četba.

Kde knížku koupit?

Já ji koupil v Peoplecommu, ale určitě se dá sehnat v jakémkoli knihkupectví.

Pokud jste z okolí Nového Bydžova, znám Vás, písněte mi na, stavte se u nás v kanceláři, rád knížku půjčím.

Recenze od jinud

Dvě moc pěkné video recenze, tak proč je sem nedat:

Príspevok Štěstí doručeno! zobrazený najskôr Petr Jiránek.

• Pomodoro – zvyšte svoji pracovní efektivitu až 5x

Teorie je hezká věc, ale jak je to ve skutečnosti? Funguje Pomodoro?
Má smysl to vůbec zkoušet, natož to zavádět do své zajeté pracovní mašinerie? Na to si musíte najít odpověď sami, já Vám pouze prozradím na jaká úskalí jsem narazil já při zavádění této zajímavé „donucovací“ techniky.

Jak začínám

Rozhodující pro celý úspěch, je donutit se začít. Pokud začnete pracovat máte téměř vyhráno. Z tohoto důvodu, začínám ráno s hodně, ale opravdu hodně jednoduchými, rychlými úkoly. Třeba i nedůležitými (samozřejmě lepší, když jsou důležité :)), ale o kterých vím, že je dokončím, a to např. do 5 či 10 minut. Naučil jsem se u těchto úkolů ani minutku „nenatahovat“, prostě udělám 3 rychlé úkoly, které se vejdou max do 20 minut. Klidně vyřídím i skutečně důležité emaily.

První denní Pomodoro

Kafe na stole, pokud možno vypnuto vše bez čeho se obejdu, s vyrušováním nemusím mít starosti, protože první denní Pomodoro u mne začíná kolem 5.30 :). A pustím se do nejdůležitějšího úkolu celého dne (MIT – Most Important Task) – takové nejdůležitější úkoly mám na den naplánované 2 až 3 a snažím se, aby netrvaly déle než 1 hodinu řešení (2 Pomodora).

Délka jednotlivých bloků

Pracovní blok

Délka Pracovního bloku by měla být 25 minut. Dodržuji to. I když, jsem dle různých rad, zkoušel začínat např. kratší dobou, postupně prodlužovat, apod. Nakonec jsem zjistil, že optimum je opravdu 25 minut (a hlavně mne nebavilo přenastavovat čas na telefonu v aplikaci, kterou na Pomodoro používám :)).

Nesnažte se čas prodloužit, nevyplatí se to, v průběhu dne je totiž mnohem větší pravděpodobnost vyrušení.

Pauza na odpočinek

Délka Krátkého odpočinkového bloku – 3 až 5 minut. Mám nastaveny 3 minuty. V podstatě za 3 minuty stihnete udělat cokoliv – projít se, vyvětrat, dojít si na záchod (ano, je to tak jít na záchod patří do pauzi, nikoli do pracovního bloku – kruté, ale funkční), kafe a čaj stihnete jen tak tak, ale dá se. Skutečně se snažím max. do 5 minut opět sedět za stolem.

Délka Velkého odpočinkovéh bloku – po 4 Pomodoro cyklech si udělejte velkou pauzu, doporučuje se 15 až 30 minut. Já si dávám 30, ale klidně i 45 minut. Když jsem doma, tak se jdu klidně i natáhnout, pohrát si s dcerkou, sednout na balkón – proč ne :), jsem přeci pánem svého času a právě mám za sebou minimálně 2 hodiny opravdu vysoce kvalitní práce (a pokud jsem nepodváděl sám sebe tyto 2 hodiny se rovnají třeba i 6 – 8 hodinám „běžné pracovní výkonnosti“).

Přerušení a vyrušení

Toto rozdělení jsem si stanovil sám pro sebe. Pomodoro se trošku tluče s metodou GTD, kde jedno z pravidel je: „Úkol, který trvá méně jak 2 minuty, udělej hned!“. V Pomodoru by to znamenalo konec jedotky, její ukončení a začít nanovo.

Přerušení

Řekněme do 1 až 2 minut – zaznamenat si k danému úkolu Přerušení, Pomodoro pokračuje, započítává se.

Vyrušení

Řekněme více jak 2 minuty – konec Pomodoro končí, nezapočítává se. Jedete na novo. Kruté, že? A to právě jde 🙂 – Pomodoro jako Zabiják Vyrušování.

Jaký nástroj pro sledování používám?

Na počítači – prográmek Pomodairo – primární program pro moje Pomodara 🙂

Na telefonu – apka – Pomodroido – možnost „hodností / postupu“ je fakt zábavná 😉

Klasickou kuchyňskou minutku jsem nikdy nezkoušel. Pro minimalisty, ale bude ideální.

Výhody a nevýhody jaké má Pomodoro pro mne

Výhody

Začnete si hlídat čas. Začnete hodnotit čas a činnosti. Rozdělovat je, jestli jsou pro Vás v životě důležité nebo ne. Utvrzujete tak vlastní cíle. Posilujete vlastní sebekontrolu a sebeřízení.

Nevýhody

Při hodně častém Vyrušování a neustálém stornování jednotky, může dojít k pěkné frustraci. Ono se taky může stát, že za celé dopoledne (u mne to je hlavně odpoledne) neuděláte Pomodoro ani jedno.

Nehodí se na veškeré pracovní činnosti. Např. u programování je to těžké, mám jednoduché pravidlo, když se dostanu do Flow, minutka je krátká, vyřazena, prostě ji ignoruji.

Závěr aneb moje zkušenosti

V podstatě je to hra. Hrajete sami se sebou. A čím víc Vám to jde, tím víc Vás to baví, a tím víc jste lepší. Existují Pomodoro nástroje, které Vám měří počet jednotek, vyrušení, dostáváte ocenění, hodnosti, máte komplet statistiky – no prostě zábava :).

Často slyším argument – no to už si plánuješ i kdy jít na záchod, je z  tebe otrok, svoboda žádná. Úsměvné, právě, že svobodu mám obrovskou, sám si mohu vybrat, kdy naplno pracovat, kdy odpočívat a kdy, řekněme si to na rovinu, se flákat. Určitě je lepší 4 hodiny pracovat naplno než 8 hodin jen tak napůl.

V kombinaci s GTD, Autofokusem a ranním vstáváním je Pomodoro neuvěřitelně účinná technika do skládanky pracovní efektivity. Díky za něj.

Zajímavost

Tvorba tohoto článku mi zabrala 4 Pomodor jednotky:

• 1 Pomodora na projití zdrojů a tvorby rešerše
• 2 Pomodora na napsaní hrubého textu
• 1 Pomodoro na stylování textu

Zdroje

• oficiální stránka Pomodoro

Príspevok Pomodoro v praxi aneb jak to používám já zobrazený najskôr Petr Jiránek.

Jen si přiznejte, kolikrát se při nějaké pracovní činnosti sami nachytáte, že děláte úplně něco jiného než by jste měli (a hlavně, než jste si sami naplánovali).
Na konci dne jdete z práce a máte pocit, že jste za celý den nic nevykonali.

Tak s tím, teď může být konec. POMODORO aneb Zabiják jakékoliv „lelkování“ (prokrastinace).

Co je to pomodoro?

Pomodoro je až překvapivě jednoduchá technika, jak se udržet v pozornosti na konkrétní úkol. Nejde o nic jiného než, že si sami na sebe uplete bič :).

Prostě a jednoduše si připravíte vše, co potřebujete k vykonání daného úkolu, pak zapnete minutku (ano, klidně i tu kuchyňskou) a po Vámi daný časový úsek neděláte nic jiného než právě určený úkol. A pak, pak odpočíváte (opět po Vámi určený časový úsek). A znovu, a znovu. A po 4 Pomodorech, si můžete dát delší časovou pauzu.

Jak technika funguje?

Fantasticky. Právě díky jednoduchosti. Samotný základ Pomodora Vás totiž nutí potlačovat vyrušování od práce a prokrastinaci (dělání něčeho, co je absolutně v daný okamžik nedůležité).

Pracovní blok

Délka Pracovního bloku – 25 minut, můžete i méně, doporučuji např. pokud se Vám fakt nechce cokoliv dělat. Nastavte 10 minut a začněte. Fakt začněte. Najednou zjistíte, že frčíte v 25 minutových blocích ani nevíte jak.

Pauza na odpočinek

Délka Krátkého odpočinkového bloku – 3 až 5 minut.

Výhoda kratšího odpočinkového bloku je především v tom, že neztratíte úplně nit. Teorie sice říká, že by jste o času v pauze neměli pracovat, ale ono to zas tak dobře nejde (ale určitě nepokračujte v úkolu, zvědněte se, protáhněte, projděte, dělejte cokoliv jenom neseďte za klávesnicí). Když Vám totiž úkol odsýpá od ruky, motivuje Vás to, chcete to co nejrychleji dodělat a odtud se čerpá právě ta soustředěnost na další pracovní jednotku.

Pauzy na odpočinek se dají přeskakovat. Nedělejte to nebo opravdu vyjimečně, ale ani tak ne :). Sice to svádí, ale nevyplatí se to. Snažte se dokončit co nejbližší konkrétní blok (např. dopsat odstavec, jako já teď a jít si udělat kafe 😉 → Take Break (3 minutes)).

Délka Velkého odpočinkovéh bloku – po 4 Pomodoro cyklech si udělejte velkou pauzu, doporučuje se 15 až 30 minut.

Vyrušení

Pokud Vás někdo vyruší a vyrušení trvá déle jak 1 minutu (nedokážete mu odolat), Pomodoro se ruší, nezapočítává se → prostě smůla, začínáte znovu 25 minut práce.

5 důvodů proč Pomodoro používat

1. Soutěživost – hrajete sami se sebou.
2. Flow -veškerá motivace je soustředěna na dokončení úkolu.
3. Žádný multitasking – člověk není stvořen pro vykonávání více činností, ani ženy 🙂
4. Likvidace „Zlodějů času“ – žádné zbytečné hovory, schůzky a vyrušování.
5. Obrovská efektivita – ta z celé záležitosti vyplývá, je samozřejmě dána díky předchozím bodům.

Výhody a nevýhody

Výhody

Začnete si hlídat čas. Začnete hodnotit čas a činnosti. Rozdělovat je, jestli jsou pro Vás v životě důležité nebo ne. Utvrzujete tak vlastní cíle. Posilujete vlastní sebekontrolu a sebeřízení.

Nevýhody

Při hodně častém Vyrušování a neustálém stornování jednotky, může dojít k pěkné frustraci. Ono se taky může stát, že za celé dopoledne neuděláte Pomodoro ani jedno.

Nehodí se na veškeré pracovní činnosti. Např. u programování je to těžké, mám jednoduché pravidlo, když se dostanu do Flow, minutka je krátká, vyřazena, prostě ji ignoruji.

Časté chyby

Často se zaměňuje Pomodoro = 25 minut práce čili 4 Pomodoro = cca 2 hodiny práce. Nezapomínejte na Vyrušení. Pokud dojde k vyrušení Pomodoro se nezapočítává! Pokud tedy za den uděláte 6 – 8 Pomodoro, pak gratuluji.

Delší časové úseky pro práci.

Nástroje

Hezký přehled nástrojů pro Pomodoro sepsal Lukáš Gregor na Mít Vše Hotovo.

Závěr aneb moje zkušenosti

O tom v dalším článku – Pomodoro v praxi aneb jak to používám já.

Zajímavost

Tvorba tohoto článku mi zabrala 6 Pomodor jednotek:

• 3 Pomodora na projití zdrojů a tvorby rešerše
• 2 Pomodora na napsaní hrubého textu
• 1 Pomodoro na stylování textu
• Nedošlo ani k jednomu přerušení či vyrušení, protože článek píšu sám z domu a je státní svátek :).

Zdroje

• oficiální stránka Pomodoro

Príspevok Pomodoro – zvyšte svoji pracovní efektivitu až 5x zobrazený najskôr Petr Jiránek.

Píšou, že Snězte tu žábu! je bestseller – prodáno více než 500 000 kopií, nedivím se. Měl by si ji přečíst každý (tím myslím skutečně každý, myšlenky a postupy se dají uplatnit i v běžném životě).

Pokud tedy máte problémy s odkládáním nepříjemných záležitostí, neváhejte a zkuste zavést kroky a postupy, kterými toto odsouvání protivných, ale důležitých úkolů odstraníte.

Co je na zadní straně knížky

To si můžete přečíst v obchodě nebo v popisu položky v eshopu :), takže v rychlosti:

Nikdy nikdo neudělá všechno co má na seznamu „nutno udělat“. Úspěšní lidé se nesnaží udělat vše, soustředí se na důležité úkoly, vše ostatní delegují či prostě nedělají. Problém je, když mezi těmi důležitými úkoly, které máte udělat je ten správný pro Vás, který dělat bytostně nechcete.

A proč ten zajímavý název knížky?

Když si ráno dáte k snídani odpornou živou žábu, pak budete vědět, že Vás ten den nečeká nic horšího a ostatní úkoly už jsou zábava. (Samozřejmě je to metafora: odporná živá žába = odporný reálný úkol), takže, ne aby jste vybírali čápům jejich loviště žab ;-).

21 rad pohromadě

1. Prostřete stůl
2. Plánujte každý den předem
3. Použijte na vše pravidlo 80/20
4. Berte v úvahu důsledky
5. Praktikujte kreativní otálení
6. Praktikujte průběžně metodu ABCDE
7. Soustřďte se na oblasti, které přinášejí klíčové výsledky
8. Aplikujte Zákon tří
9. Dříve než začnete, důkladně se připravte
10. Postupujte od barelu k barelu
11. Aktualizujte své klíčové dovednosti
12. Investujte do svého nadání
13. Identifikujte svá nejslabší místa
14. Vyvíjejte na sebe tlak
15. Využijte maximálně své schopnosti
16. Motivujte se k činu
17. Vymaňte se z vlivu moderní techniky
18. Úkol rozdělte na menší části
19. Vytvořte velké časové úseky
20. Vypěstujte si smysl pro naléhavost
21. Řešte každý úkol zvlášť

Můj názor

Jedna z nejlepších knih, na které jsem minulý rok narazil. Perfektní je přehled na konci knížky „Závěr: Dejme to vše dohromady“. Stačí ráno otevřít při ranní kávě, prolétnout očima 21 bodů, oživit si myšlenky z knížky… nabije Vás to a dodá odvahy, aby jste TU SVOU ŽÁBU, opravdu ten den snědli.

Zavést všechny body do svého pracovního „workflow“ není vůbec žádná sranda. Musíte si je totiž dostat pořádně „pod kůži“, aby se staly Vaší přirozeností. Co je však hodně pozitivní, že to funguje. Hned jak se zbavíte svého prvého odporného úkolu, který Vám hnije v poště nebo ve Vašem ToDo listu, máte úžásný pocit, ten je třeba využít, hned, než se rozplyne.

Kde knížku koupit?

Osobně jsem ji koupil v kamenném krámě, tuším v Luxoru. Knížku vydalo nakladatelství ANAG, knížku je možné koupit přímo v jejich internetové obchodě – Snězte tu žábu!.

Príspevok Snězte tu žábu! zobrazený najskôr Petr Jiránek.